SOP là một khái niệm quen thuộc được áp dụng phổ biến trong các lĩnh vực như du lịch, khách sạn, y tế… Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người chưa nắm được quy trình SOP là gì, SOP là viết tắt của từ gì cũng như hiểu được các vấn đề có liên quan đến SOP. Chính vì vậy, hãy theo dõi bài viết sau đây của palada.vn để tìm ra được đáp án cho tất cả những câu hỏi đó nhé.
Tóm tắt
SOP là gì?
SOP nghĩa là gì? SOP (viết tắt của từ Standard Operating Procedure) được hiểu trong tiếng Việt là quy trình hoạt động tiêu chuẩn.
Đây là một hệ thống các quy trình và các bước đã được thiết kế sẵn để doanh nghiệp, nhà sản xuất hay nhà cung cấp dịch vụ có thể hướng dẫn nhân viên thực hiện và cải thiện được hiệu suất công việc của họ. Nếu như tất cả mọi người đều tuân theo SOP thì mọi công việc sẽ trở nên chuyên nghiệp và thời gian thực hiện chúng cũng nhanh chóng hơn rất nhiều.
Việc sử dụng SOP trong công tác đào tạo nhân viên mới cũng sẽ giúp tiết kiệm thời gian. SOP giúp người mới có thể làm quen nhanh chóng hơn với công việc sẵn có cũng như hòa nhập được môi trường mới. Đây là một trong những yếu tố quan trọng trong mọi hoạt động phát triển doanh nghiệp.
Bời vì SOP là một trong những yếu tố mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp nên nó được áp dụng vào các ứng dụng khác nhau như hàng không, khách sạn, kỹ thuật, giáo dục, quân sự… cùng rất nhiều lĩnh vực khác. Để hiểu cụ thể hơn chúng ta hãy khám phá trong phần tiếp theo của bài viết nhé.
SOP là gì trong các lĩnh vực?
Trong ngành khách sạn SOP là gì?
Trong khách sạn thì SOP được xem là một tiêu chuẩn và được áp dụng vào quy trình vận hành bao gồm: lễ tân, phục vụ, dọn phòng, thanh toán, cấu hình nội thất… Mỗi một bộ phận đều có sự khác biệt về chức năng nên được áp dụng quy trình chuẩn SOP riêng biệt.
SOP trong khách sạn được xem là các quy tắc cũng như là quy định tiêu chuẩn mà bắt buộc mỗi nhân viên đều phải áp dụng cho công việc hàng ngày của họ như: nếu làm nhân viên phục vụ buồng phòng thì buộc phải thực hiện dọn dẹp, nhân viên lễ tân phải có trách nhiệm nhận thủ tục trả phòng, bồi bàn có trách nhiệm chào khách…
Những mô hình SOP tiêu chuẩn trong mỗi bộ phận ở khách sạn là hoàn toàn khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung thì chúng sẽ hướng đến các đối tượng được áp dụng, đặc điểm của từng giai đoạn, yêu cầu về đối tượng thực hiện, điểm cần lưu ý khi thực hiện thao tác.
Lý do một khách sạn sử dụng SOP là gì?
– Làm cơ sở để hướng dẫn cụ thể công việc cho nhân viên phụ trách từng vị trí trong khách sạn.
– Tiết kiệm tối đa thời gian thực hiện công việc cũng như nâng cao năng suất và tránh phạm phải những sai sót không đáng có.
– SOP là cơ sở giúp đánh giá, đề bạt, thưởng phạt và thăng chức cho nhân viên.
– SOP là một căn cứ chính xác giúp đào tạo nhân sự của khách sạn.
– Nhìn vào quy trình vận hành SOP làm cơ sở để có thể phân loại và đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng cá nhân. Từ đó, nắm bắt được tiến độ hoạt động và lập các kế hoạch cải thiện phù hợp nhất.
SOP là gì trong sản xuất?
SOP trong lĩnh vực sản xuất có nhiệm vụ đảm bảo cho quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ đến với khách hàng được diễn ra theo đúng chuẩn mực. Từ đó, đảm bảo được chất lượng sản phẩm cũng như hạn chế được các sai sót chẳng may xảy ra nếu có. Mặt khác người lao động cũng sẽ có thể làm việc dựa theo quy chuẩn chung giúp cho năng suất lao động của họ được gia tăng đáng kể.
Lợi ích của SOP là gì trong xuất nhập khẩu?
– Tiết kiệm được tối đa thời gian và cải thiện hiệu suất làm việc đến mức cao nhất.
– Ngăn ngừa các tình trạng lãng phí tài nguyên theo cách hiệu quả.
– Có vai trò giới thiệu thêm những nguồn khách hàng khác.
– Giúp duy trì cũng như là cải thiện vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
– Cải thiện độ an toàn theo cách tối ưu.
– Giúp giảm thiểu rủi ro về nợ tối đa.
– Góp phần xây dựng các thương hiệu tích cực khác cho sản phẩm của doanh nghiệp.
SOP là gì trong nhà thuốc?
SOP là gì trong ngành dược? Với lĩnh vực này SOP được định nghĩa là quy trình hay thao tác chuẩn được thể hiện dưới dạng văn bản như: trình tự các thao tác hoạt động trong nhà thuốc, kiểm soát quá trình mua, bán dược phẩm, định hình chất lượng sản phẩm… sao cho hiệu quả nhất.
Các quy trình này đều cần phải được thông qua tất cả các nhân viên, lấy ý kiến của họ để có thể tạo ra SOP hoàn thiện, chuẩn xác nhất. Sau đó SOP sẽ được dược sĩ, chủ nhà thuốc phê duyệt và bắt đầu có hiệu lực. Các quyết định ban hành cần phải được ghi rõ thời gian thực hiện.
Đây là một vấn đề rất quan trọng bởi vì SOP được xem như tiêu chuẩn giúp đảm bảo được chất lượng cho nhà thuốc đó. Khi thực hiện theo đúng quy trình thì sẽ tạo được sự tin tưởng đối với người mua.
Tóm lại, vai trò của SOP đối với nhà thuốc là:
– Định hướng và hướng dẫn công việc cho các nhân viên y tế và đảm bảo các thao tác được đạt chuẩn cũng như đạt chất lượng tốt nhất.
– SOP là cơ sở tiêu chuẩn để đánh giá năng lực của nhân viên khi hoàn thành công việc.
– Đưa ra hệ thống một quy trình chuẩn là đảm bảo vai trò công cụ đối chiếu giúp cho mọi nhân viên nhớ được những thao tác làm việc một cách dễ dàng. Từ đó, quá trình đào tạo nhân viên có thể tiết kiệm được tối đa thời gian.
– Căn cứ vào cơ sở có thể kiểm tra được các thông tin về chất lượng dược phẩm cũng như thẩm định được cho cả hệ thống nhà thuốc.
– Tạo ra nền tảng sửa đổi cũng như bổ sung hoặc có những cải tiến cho điều kiện kinh doanh hoặc quy trình làm việc.
– Hỗ trợ việc kinh doanh giúp dễ dàng đối chiếu khi quá trình phân phối hoặc nhập thuốc xảy ra một vài vấn đề như: khiếu nại, thu hồi lại các sản phẩm không đạt chất lượng.
SOP là gì trong Logistics?
Logistics là một chuỗi cung ứng bao gồm tổng thể nhiều công việc có liên quan đến: hàng hóa, lưu kho, vận chuyển, bảo quản hàng đến khi được tiêu thụ đến người dùng cuối cùng.
Chính vì vậy, thao tác theo chuẩn SOP sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn có thể tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc một cách hiệu quả nhất.
Một quy trình thao tác chuẩn SOP trong Logistics sẽ gồm có:
– Các dịch vụ khách hàng.
– Các dự báo về nhu cầu.
– Các thông tin cần có khi phân phối.
– Kiểm soát về nhu cầu lưu kho.
– Quản lý tối đa quá trình đặt hàng.
– Lựa chọn nhiều địa điểm đặt nhà máy và kho.
– Tiến hành thu gom hàng hóa.
– Đóng gói cùng với hỗ trợ xếp dỡ hàng.
– Phân loại tất cả hàng hóa.
Hi vọng rằng với những chia sẻ ở phía trên của palada.vn thì mọi người đã hiểu rõ hơn quy trình SOP là gì cũng như cách sử dụng SOP là gì trong sản xuất và các lĩnh vực khác. Việc xây dựng các quy trình thao tác chuẩn SOP trong mọi hoạt động kinh doanh là điều vô cùng cần thiết và hữu ích vì nó sẽ giúp cho các ngành nghề có thể hoạt động hiệu quả cũng như khoa học hơn. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì về vấn đề này, các bạn hãy để lại bình luận bên dưới để chúng mình giải đáp nhé.
