Benchmarking là thuật ngữ thường được sử dụng phổ biến trong kinh tế. Tuy nhiên, không phải ai cũng thực sự hiểu rõ benchmarking là gì và cách triển khai hiệu quả hình thức này. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu về thuật ngữ thì đừng vội bỏ qua bài viết sau đây nhé!
Tóm tắt
Benchmark là gì?
Benchmarking (đối chuẩn) là hoạt động so sánh quá trình và số liệu về hiệu suất của doanh nghiệp với các doanh nghiệp xuất sắc nhất trong ngành để học hỏi và cải tiến.
Quá trình này sẽ giúp nhà quản lý hoạch định chiến lược và tiến hành triển khai các hoạt động cải tiến, từ đó giúp đạt được thành công tương tự như các doanh nghiệp dẫn đầu ngành.
Các yếu tố được đo lường thường là chất lượng, thời gian và chi phí. Benchmarking thường được sử dụng để đo lường hiệu quả, tùy theo mục đích của người thực hiện, với một đơn vị riêng biệt như: chi phí/đơn vị, hiệu suất/đơn vị, chu kì thời gian của quá trình x/đơn vị và số lỗi/đơn vị.
Tại sao benchmark quan trọng?
Các doanh nghiệp, tổ chức thường được yêu cầu tập trung vào các kết quả cuối cùng và tiêu chuẩn hơn dịch vụ hơn là các hoạt động và phương pháp kinh doanh. Do đó, người quản lý phải tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ xứng đáng với chi phí mà người mua phải bỏ ra.
Mỗi doanh nghiệp cần nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu để so sánh với các doanh nghiệp khác, từ đó tìm ra phương pháp cải tiến. Chính vì vậy, benchmarking trong quản lý chất lượng sẽ là cơ hội để các công ty cải thiện sản phẩm, chất lượng dịch vụ và giảm chi phí tối đa.
Đối với các dự án xây dựng, benchmarking là công cụ để các khách hàng doanh nghiệp so sánh việc quản lý dự án giữa các tổ chức với nhau.
Lợi ích của Benchmark
Theo đánh giá của các đơn vị đã áp dụng thành công thì phương pháp benchmarking góp phần mang lại lợi ích ít nhất là gấp 10 lần so với chi phí bỏ ra. Phương pháp này có thể giúp tổ chức xác định được quy trình nào cần phải cải thiện, cần đặt ra mục tiêu tối ưu trong các phương diện nào.
Benchmarking cũng giúp thiết lập mục tiêu một cách tối ưu, khoảng cách giữa các quy trình kinh doanh hiện tại trong tổ chức và hoạt động thực tiễn.
Ngoài ra, phương pháp này cũng trợ giúp cho quá trình kết hợp với một số phương thức cải tiến hoạt động kinh doanh của công ty như: phân tích và thiết kế lại quy trình kinh doanh.
Phân loại Benchmarking
Benchmarking nội bộ
Đây là phương thức so sánh giữa các nhóm trong cùng một tổ chức để tìm ra “best practice” (giải pháp, cách làm, phương pháp tốt nhất).
Ví dụ: so sánh giữa các chi nhánh trong hệ thống, giữa các phòng ban trong công ty, giữa các cửa hàng trong cùng chuỗi bán lẻ…
Benchmarking cạnh tranh
Đây là phương pháp so sánh trực tiếp với đối thủ cạnh tranh về sản phẩm, dịch vụ, quy trình hoặc phương pháp kinh doanh…
Benchmarking nội bộ và cạnh tranh đều mang lại rất nhiều lợi ích trong việc xác định khoảng cách về hiệu suất.
Ví dụ, các nhà sản xuất thường sử dụng phiếu điều tra, khảo sát khách hàng để so sánh chất lượng và đánh giá sự hài lòng của khách hàng với sản phẩm, dịch vụ. Từ đó, giúp tìm ra điểm yếu kém để giải quyết và cải tiến.
Tuy nhiên, phương pháp benchmarking chỉ có thể xác định các cơ hội cải tiến nhưng không xác định được các bước đột phá hoặc phương pháp tốt nhất để thu hẹp khoảng cách về hiệu suất và đạt được tiêu chuẩn quốc tế.
Benchmarking hợp tác
Đây là phương pháp so sánh được thực hiện bởi hai hoặc nhiều tổ chức. Mỗi tổ chức sẽ chủ động chia sẻ thông tin về các giải pháp tốt nhất của họ để đổi lấy thông tin tương tự từ đối tác. Mấu chốt của phương pháp này là điểm benchmark tiêu chuẩn giữa các tổ chức.
Ví dụ, Big C hợp tác với tập đoàn Bkav. Big C chia sẻ thông tin về dự báo nhu cầu của người tiêu dùng, còn Bkav cũng chia sẻ về cách họ giảm thiểu thời gian và chi phí giao hàng.
Phương pháp này giúp các tổ chức học hỏi và tiếp thu kinh nghiệm, giải pháp tốt nhất của nhau, từ đó cùng nhau trở thành người dẫn đầu trong ngành.
Benchmarking bên ngoài
Đây là phương pháp so sánh trên diện rộng, không phân biệt lĩnh vực nhằm xác định các cách làm tốt nhất, tuy nhiên đòi hỏi sự đầu tư về thời gian và công sức.
Các bên liên quan đến Benchmarking
Bộ phận kinh doanh
Giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm tìm ra các giải pháp để đáp ứng mục tiêu kinh doanh. Mục tiêu của họ là cải thiện tình hình bán hàng và kiểm soát các nhà cung cấp, hỗ trợ thúc đẩy kinh doanh thông qua các dịch vụ của doanh nghiệp.
Người tiêu dùng cuối cùng
Mối quan tâm của người tiêu dùng là cách cải thiện các dịch vụ của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của họ.
Các nhà cung cấp dịch vụ
Mối quan tâm của các nhà cung cấp là cần cải tiến phương pháp cung ứng dịch vụ như thế nào để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và lựa chọn các dịch vụ hiệu quả nhất về chi phí và tốc độ phục vụ.
Các cấp độ áp dụng benchmarking
Bao gồm 3 cấp độ cơ bản như sau:
- Cấp độ hoạt động: áp dụng cho các đơn vị, chi nhánh kinh doanh riêng lẻ
- Cấp độ chức năng: áp dụng cho toàn bộ tổ chức, bao gồm tất cả các bộ phận bên trong tổ chức.
- Cấp độ chiến lược: liên quan đến hệ thống và quy trình lập kế hoạch chiến lược của tổ chức. Phương pháp này không mang lại kết quả nhanh chóng nhưng có tiềm năng đạt được hiệu quả trong dài hạn.
Các bước tiến hành Benchmarking
Lập kế hoạch
Trước tiên, bạn cần xác định đối tượng so sánh và thiết lập mục tiêu nghiên cứu. Nếu phạm vi quá hẹp thì sẽ không mang lại lợi ích lớn. Nếu phạm vi quá rộng thì khó có thể kiểm soát và giảm xác suất thực hiện thành công các phương pháp tốt nhất.
Thu thập dữ liệu
Doanh nghiệp cần xác định các nguyên tắc hợp tác với các đối tác như quy tắc ứng xử, thỏa thuận bảo mật và các phương pháp phân tích. Chia sẻ dữ liệu bao gồm thông tin về thủ tục, tiêu chuẩn, đào tạo, phần mềm và các hệ thống hỗ trợ khác. Để thực hiện tốt bước này cần phải có đủ sự hiểu biết và định hướng để nhân rộng các mô hình tốt nhất trong tổ chức
Phân tích
Sau khi thu thập dữ liệu, doanh nghiệp cần đánh giá độ chính xác và tin cậy, từ đó xác định mức hiệu suất hiện tại và đánh giá tính khả thi của việc thực hiện theo phương pháp tốt nhất.
Thực hiện
Để tiến hành thành công bước này, cần có sự hỗ trợ của các bên liên quan cùng với sự quản lý, theo dõi sát sao dự án, kế hoạch hành động để điều chỉnh và cải tiến kịp thời.
Trên đây là tổng hợp thông tin về benchmarking. Hy vọng những chia sẻ trong bài viết này có thể giúp các doanh nghiệp ứng dụng thành công phương pháp đối chuẩn và đạt được hiệu quả tích cực trong hoạt động kinh doanh.
