Trao quyền cho nhân viên là một vấn đề khá quan trọng mà nhà quản lý nào cũng nên quan tâm. Vậy thì trao quyền cho nhân viên là gì và làm sao để trao quyền hay ủy quyền hiệu quả nhất? Hãy cùng chúng tôi chúng tôi tìm hiểu về vấn đề trao quyền trong bài viết dưới đây.
Tóm tắt
Khái niệm trao quyền cho nhân viên là gì?
Trao quyền cho nhân viên là việc bạn cho phép cấp dưới được quyền hành động và ra quyết định trong một phạm vi nhất định.
Trao quyền nghĩa là bạn sẽ giao lại công việc cho nhân viên được chủ động trong công việc và cũng là cơ hội để họ được chứng tỏ năng lực của bản thân.
Trao quyền cho nhân viên chính là một trong những bí quyết xây dựng đội ngũ nhân viên xuất sắc.
Thực tế đã chứng minh khi nhân viên được trao quyền thì họ sẽ cảm thấy được sếp tin tưởng và chủ động hơn trong công việc. Việc trao quyền cho nhân viên cũng sẽ khuyến khích họ làm việc có trách nhiệm và hiệu quả hơn, từ đó gắn bó với doanh nghiệp hơn.
Sự khác biệt giữa trao quyền và ủy quyền
Để đạt được các mục tiêu của tổ chức, người quản lý có thể sử dụng việc ủy quyền hoặc trao quyền.
Trong khi ủy quyền là sử dụng nhân viên như phương tiện để đạt được mục đích thì việc trao quyền cố gắng làm cho nhân viên cảm thấy quan trọng vì đó là cả một quá trình đặt niềm tin vào khả năng của nhân viên
Một số nhà quản lý sợ bị xói mòn quyền lực của mình, đó là lý do tại sao họ sử dụng ủy quyền thay vì trao quyền. Ngày nay, người ta nói nhiều về việc trao quyền cho nhân viên như một phương tiện để truyền niềm tin cho nhân viên, cải thiện năng suất của họ.
Ưu nhược điểm của trao quyền cho nhân viên
Trao quyền cho nhân viên cũng có những ưu nhược điểm nhất định, cụ thể là:
Ưu điểm việc trao quyền cho nhân viên
Việc trao quyền cho nhân viên đem lại nhiều lợi ích cho cả bên trao quyền và bên nhận chuyển giao.
Giảm nhẹ khối lượng công việc cho quản lý
Các lãnh đạo cấp cao thường có rất nhiều công việc cần phải xử lý và thường xuyên bị rơi vào tình trạng quá tải. Vì vậy, việc trao quyền cho nhân viên sẽ giúp họ giảm bớt các công việc cơ bản để để tập trung vào các mục tiêu chiến lược, các kế hoạch quan trọng, dài hạn hơn.
Trao cơ hội cho nhân viên
Việc các lãnh đạo trao quyền cho nhân viên giúp họ có cơ hội để thử thách và thể hiện năng lực của bản thân mình. Đây cũng là dịp để các nhân viên học hỏi thêm các kĩ năng mới cho công việc. Kết quả thu được sau thời gian trao quyền cũng chính là cơ sở để cấp quản lý đánh giá năng lực của nhân viên mình.
Hạn chế việc trao quyền cho nhân viên
Bên cạnh những ưu điểm trên thì việc trao quyền cho nhân viên cũng có một số mặt hạn chế.
Nhân viên bị áp lực
Việc trao quyền giúp cấp dưới có quyền quyết định một số công việc nhưng đi kèm với nó cũng là trách nhiệm mà họ phải chịu khi công việc có sai sót hoặc không đạt hiệu quả mong muốn.
Đối với một số nhà quản lý, cách thức trao quyền không phù hợp có thể khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực và lo lắng rằng mình không hoàn thành công việc.
Cấp quản lý lo sợ
Một số quản lý lo ngại nhân viên của mình không thể làm tốt công việc được trao quyền dẫn tới công việc không đạt được hiệu quả mong muốn. Việc nhân viên cấp dưới thực hiện tốt công việc được trao quyền cũng khiến một số quản lý lo ngại nhân viên được cấp trên đánh giá năng lực tốt hơn mình.
Những sai lầm thường gặp trong quy trình trao quyền cho nhân viên
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu một số sai lầm trong việc trao quyền cho nhân viên dưới đây:
Đùn đẩy cho nhân viên
Khi trao quyền cho nhân viên đồng nghĩa với việc bạn cho họ quyền tự quyết một số vấn đề nhất định trong công việc. Tuy nhiên, việc trao quyền cho nhân viên không có nghĩa là bạn hoàn toàn để họ tự quyết định và chịu mọi trách nhiệm khi xảy ra vấn đề.
Trao quyền hiệu quả đòi hỏi người quản lý phải có sự tham gia và tham vấn cho nhân viên của mình trong các quyết định quan trọng. Nếu người lãnh đạo trao quyền mà không có sự định hướng thì rất dễ xảy ra tình trạng công việc không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Khi đó, việc sửa chữa những sai lầm gây ra bởi sự thiếu định hướng của nhân viên cũng gây mất thời gian và công sức của chính nhà lãnh đạo cùng các bộ phận liên quan.
Quản lý quá chú tâm vào việc quản lý vi mô
Quản lý vi mô là quản lý công việc ở mức quá chi tiết đến từng vấn đề nhỏ. Nếu nhà lãnh đạo áp dụng cách thức này thì dễ dẫn đến tình trạng giảm năng suất công việc và chậm quy trình. Để không sa đà vào việc quản lí vi mô thì nhà lãnh đạo cần:
– Xây dựng hệ thống quy trình chặt chẽ đảm bảo nhân viên có thể làm việc độc lập mà vẫn đem lại hiệu quả mong muốn.
– Tin tưởng nhân viên mình có thể làm việc độc lập, không cần quá nhiều sự kiểm soát của cấp trên.
Tố chất là gì? Tố chất cần có để bạn trở thành lãnh đạo giỏi
Vậy thì làm sao để trao quyền hay ủy quyền hiệu quả?
Trao quyền cho nhân viên thực sự có ý nghĩa lớn đối với sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Nhưng làm thế nào để việc trao quyền cho nhân viên có thể thực sự hiệu quả, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết nhé.
Mục đích của trao quyền cho nhân viên là để cùng nhau phát triển
Nếu bạn trao quyền cho nhân viên chỉ để san sẻ bớt công việc cho mình thì đó là một ý nghĩ vô cùng thiển cận. Việc này có thể khiến nhân viên làm đối phó mà không thực sự có trách nhiệm với công việc được giao.
Mục đích và ý nghĩa thực sự của việc trao quyền chính là tạo cơ hội để nhân viên được đóng góp các ý tưởng sáng tạo, đưa ra quyết định trong những dự án quan trọng, tạo động lực cho họ phát triển.
Thiết lập khuôn khổ rõ ràng
Để các công việc được kiểm soát một cách hiệu quả thì nhà lãnh đạo cũng cần đưa ra một phạm vi rõ ràng khi trao quyền cho nhân viên.
Một ví dụ về trao quyền cho nhân viên ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc đó là:
Lãnh đạo một công ty cho phép Trưởng phòng kinh doanh được ra quyết định chiết khấu cho các khách hàng có đơn hàng lớn một số phần trăm thay vì phải trình lãnh đạo phê duyệt tất cả các đơn hàng như trước đó.
Việc trao quyền này sẽ giúp Trưởng phòng ra quyết định nhanh chóng cho một số đơn hàng từ đó đem khách hàng về cho công ty mà không cần phải chờ đợi trình duyệt như trước đây gây mất thời gian chờ đợi và có thể mất luôn khách hàng.
Có những phản hồi và góp ý mang tính xây dựng
Việc đưa ra những phản hồi hay góp ý tích cực mang tính xây dựng với các dự án mới là vô cùng cần thiết cho cấp dưới đã được bạn trao quyền.
Những góp ý rõ ràng, chi tiết sẽ giúp nhân viên của bạn có được định hướng để vạch ra các bước cần thực hiện tiếp theo cho dự án.
Không nên đưa ra những lời góp ý chung chung, không có định hướng rõ ràng. Góp ý nên chỉ ra cụ thể các điểm tốt và còn chưa tốt của dự án cùng những gợi ý chứ không nên áp đặt nhân viên buộc phải làm theo ý bạn.
Truyền lửa cho nhân viên
Tạo động lực cho nhân viên chính là một trong những yếu tố quan trọng của việc trao quyền cho nhân viên.
Khi được trao quyền, nhân viên được tự do thực hiện những ý tưởng của riêng mình. Họ sẽ cảm thấy mình đang đóng góp một phần vào sự phát triển chung của doanh nghiệp, từ đó có động lực để cố gắng làm việc hơn.
Trao niềm tin khi trao quyền cho nhân viên
Khi trao quyền cho nhân viên của mình, bạn cần thật sự có sự tin tưởng vào năng lực của họ. Việc quan tâm và thấu hiểu nhân viên giúp nhà lãnh đạo có thể nắm bắt được năng lực của mỗi người từ đó có thể định hướng mục tiêu và trao quyền phù hợp.
Khi cảm thấy bản thân được quản lý tin tưởng, nhân viên sẽ có sự tự chủ, làm việc cũng hiệu quả hơn. Mặc dù nhân viên của bạn có thể đưa ra những quyết định không trùng với bạn trong tình huống đó nhưng những quyết định đó có thể vẫn đem đến hiệu quả mong muốn hoặc ít ra là nó cũng có tác dụng.
Tóm lại, trao quyền cho nhân viên là động lực vô cùng quan trọng thúc đẩy sự phát triển tổ chức thông qua việc giảm tải áp lực công việc cho cấp quản lý, nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân sự cấp dưới.
Vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu trao quyền là gì và bí quyết để trao quyền cho nhân viên hiệu quả nhất. Người lãnh đạo trao quyền cũng chính là trao đến nhân viên sự ảnh hưởng của mình, giúp nhân viên nhận ra tiềm năng của chính họ để góp phần phát triển tổ chức. Hãy dùng việc trao quyền giúp nhân viên của bạn cùng phát triển và biến họ thành cánh tay đắc lực của mình nhé.
