Fax giúp việc gửi các thông tin văn bản cho những khách hàng, đối tác trong thời gian ngắn nhất. Nếu ai chưa từng fax có thể sẽ gặp chút khó khăn trong lần đầu. Fax là gì? Số Fax là gì? Cách gửi Fax như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau.
Tóm tắt
Fax là gì?
Fax được hiểu đơn giản là kỹ thuật gửi thư điện tử, gửi bản sao trực tiếp thông qua hệ thống dây dẫn điện. Máy fax có khả năng quét bản gốc, thay đổi thông tin thành tín hiệu sau đó phát qua đường dây điện thoại, sau đó gửi đến hệ thống máy của người nhận.
Sự ra đời của máy fax
Ý tưởng về máy fax đã xuất hiện từ những năm 1842, khi Alexander Bain – người đã phát minh ra cỗ máy có khả năng nhận được tín hiệu từ dây điện báo và chuyển nó thành hình ảnh trên giấy.
Năm 1850, nhà phát minh ở London – FC Blakewell cũng đã được nhận bằng sáng chế cho một cỗ máy tương tự. Ông FC Blakewell gọi máy đó là điện báo sao chép. Tuy nhiên, mãi năm 1983, loại máy này mới thực sự trở nên phổ biến.
Máy fax là một phát minh thông minh, đặc biệt hữu dụng. Máy fax ngày nay được đánh giá là một thiết bị đa chức năng hơn là máy fax độc lập. Một số máy fax còn có thể gửi, nhận email hoặc mạng IP thay vì qua mạng điện thoại như trước.
Số fax có bao nhiêu số?
Số phách là gì? Số fax để làm gì? Cũng giống như số điện thoại, số fax công ty được sử dụng để người dùng phân biệt được các địa chỉ mà họ cần gửi, để tránh trường hợp gửi sai. Để trao đổi thông tin với đối tác thì bạn cần phải gửi cho họ số fax của công ty mình. Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng, bạn hoàn toàn có thể trang bị một hoặc nhiều số fax công ty khác nhau.
Vậy, số fax công ty có bao nhiêu số? Số fax là một dãy số ký tự. Các số fax này thường được công ty lựa chọn giống với số điện thoại của công ty để tiện quản lý và sử dụng.
Vậy số fax có gọi được không? Câu trả lời là Không nếu như số phách không trùng số điện thoại của công ty.
Chức năng của máy fax là gì?
Một chiếc máy fax hiện nay không chỉ có chức năng fax mà còn sở hữu nhiều công dụng khác. Máy có thể hoạt động như một smartphone, máy quét, máy photocopy, máy in…Một số chức năng điển hình của máy fax có thể kể đến như:
Chức năng In fax
Chức năng In fax là công dụng chính của máy fax. Bạn có thể lựa chọn in laser, phun màu, cực chính xác và giúp tiết kiệm chi phí.
Ngoài việc nhận, in fax thì in ấn cũng là một chức năng phổ biến của máy fax hiện nay. Với những thắc mắc rằng: “máy fax có in được không? thì câu trả lời là CÓ. Máy fax hoàn toàn có thể in được nếu như model đó được trang bị tính năng này.
Để có thể in tài liệu, máy fax sẽ cần kết nối máy tính chứa tài liệu cần in. Tuy nhiên, mực được sử dụng trong máy in thường rẻ hơn rất nhiều so với mực sử dụng cho máy fax. Vậy nên việc in qua máy fax không được sử dụng phổ biến, trừ trường hợp thực sự cần thiết.
Truy cập kép
Tính năng truy cập kép của máy fax sẽ cho phép các chủ thể có thể dễ dàng in các bản fax từ bộ nhớ trong khi truyền qua fax khác. Hoặc có thể dễ dàng quét fax vào bộ nhớ trong quá trình nhận fax.
Sao chép tài liệu
Một máy fax có thể hoạt động tương tự như một máy photocopy. Tương tự như việc in ấn, khi sao chép tài liệu bằng máy fax sẽ có nhược điểm là chi phí khá cao so với khi sử dụng máy photocopy chuyện dụng. Vậy nên, trong trường hợp bạn cần sao chép tài liệu số lượng ít vẫn có thể sử dụng máy fax để tiết kiệm chi phí mua máy photocopy.
Giao tiếp
Máy fax giúp việc gửi và nhận tài liệu nhanh chóng thay cho cách gửi và nhận qua thư bưu chính hoặc những dịch vụ chuyển phát khác. Các mục cần yêu cầu chữ ký cũng dễ dàng được xử lý qua fax.
Các số điện thoại khẩn cấp 111, 112, 113, 115, 114, 116 cần nhớ
Seri là gì? Số seri là gì? Số seri của thẻ cào điện thoại
Phân loại máy fax
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại máy fax, được phân biệt thông qua công nghệ in của mỗi máy. Nếu bạn muốn mua máy fax thì cần phải xác định trước mục đích sử dụng của mình để có thể lựa chọn loại máy fax phù hợp nhất.
Fax in nhiệt
Máy fax in nhiệt có kết cấu đơn giản và có sự ổn định cao khi hoạt động. Loại máy này sử dụng một loại giấy in riêng dạng cuốn. Ưu điểm của Fax in nhiệt là rất dễ sử dụng và giá thành khá thấp, là lựa chọn tốt nếu bạn không phải người giỏi trong lĩnh vực công nghệ.
Tuy nhiên, nhược điểm của fax in nhiệt là dễ mờ dần theo thời gian do chế độ in nhiệt vậy nên bạn sẽ không thể lưu trữ quá lâu những bản in, trừ khi bạn in lại bằng máy in thường hoặc scan vào máy tính.
Fax in phim
Loại máy fax này có giá cao hơn máy in nhiệt một chút mà sự ổn định thì lại không bằng. Fax in phim sử dụng cuộn phim có kết cấu giống cuộn giấy than để tạo hình ảnh in nên bản in có thể lưu trữ khá lâu được, đây là một ưu điểm mà fax in nhiệt không có.
Chất lượng bản in của fax in phim còn phụ thuộc vào loại giấy than mà bạn sử dụng. Và bởi vì in bằng cuộn giấy than nên thời gian sử dụng hết một cuộn sẽ khá nhanh.
Fax in phun
Máy fax in phun có giá bán không cao lắm (bằng tầm với máy fax in phim). Nó sử dụng hộp mực in và có thể in được nhiều loại màu, vậy nên bản fax sẽ trở nên sống động hơn nếu cần thêm màu sắc.
Bởi vì in màu nên bản fax cũng có thể lưu lại được lâu hơn. Chỉ có nhược điểm là hộp màu cho máy fax in phun là loại chuyên dụng và giá bán khá cao và hiếm có chỗ bán, vậy nên tiền để “nuôi” máy fax in phun là không nhỏ, bạn nên cân nhắc điều này.
Fax in Laser
Máy fax laser sử dụng công nghệ in Laser để tạo bản in. Nó cho ra chất lượng bản in tốt nhất. Giá thành của fax in Laser tuy hơi cao một chút nhưng rất đáng giá với công dụng của nó. Kho mực in lớn nên hạn chế phải thay mực thường xuyên, và bạn còn có thể sử dụng mực máy in thông dụng cho loại máy fax in laser này
Fax in Laser được rất nhiều thương hiệu lớn sản xuất. Bạn có thể tìm mua loại máy Fax in Laser của các thương hiệu nổi tiếng như Panasonic, Canon… Đây đều là những thương hiệu thiết bị văn phòng phẩm uy tín.
Hướng dẫn cách gửi fax
Gửi fax bằng máy tính
Các bước gửi fax đơn giản, cực nhanh bằng máy tính như sau:
- Bước 1:
– Nhấn đúp chuột vào biểu tượng Fax được hiển thị trên màn hình Desktop để mở cửa sổ của chương trình fax.
– Ấn chọn New Fax hoặc chọn file rồi chọn tiếp Send a fax.
- Bước 2: Khi cửa sổ mới xuất hiện để hướng dẫn gửi fax, bạn nhấn chọn Next.
- Bước 3:
– Tiến hành nhập tên của người nhận fax và chọn To.
– Nhập đúng số fax của người nhận rồi chọn mục Fax number.
Trường hợp bạn muốn gửi fax đến nơi có sẵn địa chỉ, hãy nhấn vào nút Address Book. Còn trong trường hợp bạn muốn gửi fax đến nhiều địa chỉ khác nhau với cùng một nội dung email, tài liệu thì ấn Add để tiếp tục nhập tên và số mã fax. Sau đó, chọn Next để thực hiện các bước tiếp theo.
- Bước 4: Trong mục “Schedule”, chọn “Now” để gửi fax ngay lập tức hoặc chọn “Specific time in the next 24 hours” để chỉnh thời gian gửi. Nếu dùng lựa chọn công cụ “High thì fax” sẽ được ưu tiên gửi trước.
- Bước 5: Chờ đợi ít phút để bản fax tải lên, sau đó bạn chọn “Finish” để gửi fax đến địa chỉ mong muốn.
Lưu ý: Hãy kiểm tra lại nội dung bản fax, nhấn nút xem trước “Preview fax”. Đến khi chắc chắn các thông tin trong bản fax là đúng thì hãy nhấn nút gửi, điều này giúp bạn hạn chế tối đa các lỗi không mong muốn.
Gửi fax bằng máy photocopy
- Bước 1: Chọn chức năng fax trên máy photocopy để gửi fax
– Đầu tiên, để gửi bản fax bằng máy photocopy, bạn hãy ấn phím chức năng facsimile có trên màn hình điều khiển của máy.
- Bước 2: Đặt bản gốc lên mặt kính
– Lưu ý, cần kiểm tra kỹ các thông số như: kích thước, chức năng và phạm vi máy quét bản gốc.
– Sau đó, đặt bản gốc lên trên mặt kính hoặc hoặc khay để nạp tài liệu
- Bước 3: Chọn phương thức gửi fax phù hợp
Hiện nay, máy photocopy thường có 2 phương thức gửi fax cơ bản đó là: gửi trực tiếp (Immediate transmission) và gửi qua bộ nhớ (Memory transmission).
– Lựa chọn hình thức gửi fax phù hợp. Đối với cách thức gửi qua bộ nhớ, bạn hãy nhấn phím “Memory tx”. Lúc này, máy sẽ quét bản gốc và lưu các thông tin bản fax vào bộ nhớ máy.
– Còn nếu bạn muốn gửi trực tiếp, hãy phím “Immed tx”. Phương thức này, máy xử lý thông tin không qua bộ nhớ. Tuy nhiên, yêu cầu là máy fax tại nơi nhận phải ở chế độ sẵn sàng, để gửi được tài liệu. Tiếp đó, hãy nhập mã số fax để máy quét quét bản gốc.
- Bước 4. Nhập số gửi fax
Bạn có thể nhập số gửi fax bằng 2 cách là: phím tắt hoặc phím số.
– Với phím tắt, tại giao diện màn hình máy photocopy, chọn “Destination”
– Với phím số, người gửi có thể nhập số fax và gửi đi trực tiếp.
- Bước 5. Chỉnh sửa thông số của bản fax gửi
Trước khi gửi, bạn hãy chỉnh sửa các thông số như sau để đảm bảo chất lượng của bản fax tốt nhất.
– Độ phân giải: 200x100dpi, nhấn nút Resolution thay đổi về chế độ standard và để có được độ phân giải này.
– Độ đậm mượt: “Darker” để chỉnh độ đậm, “Lighter” chỉnh độ mượt.
– Chọn chế độ hiển thị văn bản: Bạn nhấn chọn “Original type” để phù hợp với văn bản gốc.
- Bước 6. Click “Start” để thực hiện việc gửi fax.
Gửi fax bằng gmail
Cách gửi fax qua internet bằng gmail yêu cầu người gửi cần có tài khoản fax trực tuyến. Còn nếu chưa có, bạn cần tiến hành đăng ký tài khoản trước bằng địa chỉ email.
- Bước 1: Mở gmail trên máy tính (lưu ý, không thể gửi fax bằng gmail trên điện thoại.)
- Bước 2: Nhấn vào nút “Compose” (Soạn) nằm bên trái, phía trên hộp thư email.
- Bước 3: Nhập số fax vào mục “To” và điền đủ các thông tin vào phần mở rộng của dịch vụ.
- Bước 4: Nhập nội dung cần gửi.
- Bước 5: Lựa chọn file từ thiết bị rồi tải file tài liệu lên. Ngoài ra, bạn có thể nhập thông tin trực tiếp vào nội dung email khi muốn gửi fax dạng văn bản.
- Bước 6: Nhấn chọn “Send” nằm phía dưới, bên trái cửa sổ để gửi fax đến địa chỉ bạn mong muốn.
Với những thông tin về fax là gì, số Fax là gì? Có bao nhiêu số? Cách gửi Fax trong bài viết đã giúp bạn đọc có những thông tin thực sự hữu ích. Từ đó, biết cách gửi fax nhanh chóng và chính xác cho một ai đó, một cá nhân, doanh nghiệp bất kỳ.
